Coordinator Facilities & Travel - Services Généraux at Skechers

Paris, Île-de-France, France

Not SpecifiedCompensation

Junior (1 to 2 years)Experience Level

Full TimeJob Type

UnknownVisa

Retail, FashionIndustries

Requirements

Expérience dans un poste similaire souhaitée
Excellentes compétences en organisation et gestion du temps
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace)
Compétences avancées en Excel et en gestion budgétaire
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et anglais
Capacité à travailler de manière proactive

Responsibilities

Superviser et coordonner les opérations quotidiennes du bureau et des showrooms
Gérer l’entretien des installations : nettoyage, sécurité, climatisation, éclairage et équipements de bureau (hors informatique)
Gérer la réception, l’accueil des visiteurs et la gestion des colis, en coordination avec le Sample Coordinator
Suivre et optimiser l’efficacité des appels vers les différents départements
Commander et gérer les fournitures de bureau et équipements nécessaires
Assurer la gestion des infrastructures : maintenance des alarmes (siège & Wilmslow), entretien des extincteurs (biannuel), maintenance et approvisionnement des machines à café, fontaines à eau et imprimantes, gestion des déchets, recyclage, destruction de documents, organisation des espaces de stockage et d’archivage, gestion des places de parking, terrasses et espaces communs, commande des articles d’hygiène (sanitaires, désodorisants, tapis), gestion des réparations et organisation des travaux nécessaires
Aider à la planification de l’espace et des infrastructures des bureaux et showrooms (déménagements, modifications, réaménagements)
Collaborer avec les prestataires de services et fournisseurs pour optimiser l’environnement de travail
Gérer le budget des opérations du bureau et préparer des rapports de dépenses (petty cash, rapprochements, etc.)
Vérifier, valider et rapprocher les factures en lien avec les budgets
Collecter et fournir les reçus pour les paiements par carte de crédit
Maintenir à jour les registres et archives des fournisseurs gérés par la réception
Gérer l’application de gestion des notes de frais avec le Contrôleur Financier
Venir en support des déplacements professionnels en respectant la politique de voyage de l’entreprise
Assister les voyageurs dans l’utilisation des outils de réservation, gérer les incidents et suivre les factures
Rechercher les options les plus économiques avec les fournisseurs
Réserver hôtels, trains, voitures de location et taxis via les partenaires privilégiés
Gérer les réservations de parking et optimiser les coûts
Vérifier et valider les contrats hôteliers, conditions générales et factures de voyage
Coordonner les voyages et hébergements pour : les nouvelles recrues (formation, intégration), l’ouverture de nouveaux magasins (équipe de formation, recrutement), les conférences annuelles (vols, chambres, inscriptions, événements), les réunions et salons professionnels (hôtels, transports, salles de réunion)
Gérer la logistique des réunions et des événements d’entreprise (réservation de salles, traiteur, hébergements)
Organiser les déplacements des clients et partenaires pour les salons professionnels et événements commerciaux
Coordonner la réservation de salles et la gestion des espaces de réunion
Assurer l’organisation des événements internes (formations, séminaires, soirées)
Assister dans les processus d’onboarding et d’offboarding des collaborateurs (badges, accès, cantine, installation du poste de travail)
Organiser les cadeaux et soirées d’entreprise et les initiatives internes pour renforcer la culture d’entreprise

Skills

Facilities Management

Budget Management

Vendor Management

Invoice Processing

Office Administration

Reception Management

Procurement

Maintenance Coordination

Space Planning

Waste Management

Travel Coordination

Skechers

About Skechers

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