Ejecutivo de Administración de Oficina y Recepción at Daniel J Edelman Holdings

Mexico City, Mexico City, Mexico

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Not SpecifiedCompensation

Mid-level (3 to 4 years)Experience Level

Full TimeJob Type

UnknownVisa

Communications, Public RelationsIndustries

Requirements

Mínimo 2 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales
Inglés avanzado (oral y escrito) indispensable
Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas
Experiencia liderando equipos y colaborando con distintos niveles dentro de la organización
Dominio de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)
Deseable: experiencia en servicio al cliente y licenciatura concluida
Disponibilidad para trabajo presencial de tiempo completo

Responsibilities

Supervisar el mantenimiento diario de la oficina, asegurando espacios seguros, funcionales y en cumplimiento con normativas de salud y seguridad
Coordinar reparaciones, mantenimiento y mudanzas internas, actuando como enlace con proveedores, administración del edificio y arrendadores
Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza
Gestionar relaciones con proveedores: negociación de contratos, seguimiento de servicios y evaluación de propuestas
Brindar atención y orientación a visitantes, clientes y colaboradores, asegurando una experiencia cálida y profesional
Cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario
Dar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente)
Elaborar documentos financieros (POs, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual
Mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos
Supervisar y acompañar al equipo administrativo
Organizar eventos internos, celebraciones y actividades de integración
Colaborar con RR.HH. en protocolos de emergencia, onboarding y programas de regreso a oficina
Fomentar una cultura de colaboración, bienestar y alto desempeño

Skills

Key technologies and capabilities for this role

Office ManagementFacilities MaintenanceInventory ControlVendor NegotiationReceptionAdministrative SupportBudget ManagementEvent PlanningHealth and Safety ComplianceTeam Supervision

Questions & Answers

Common questions about this position

Is this position remote or onsite?

The position requires full-time in-person work.

What experience is required for this role?

Minimum 2 years of experience in office administration, operations, or general services is required.

What skills are essential for this position?

Advanced English (spoken and written), excellent organizational, communication, and problem-solving skills, experience leading teams, and proficiency in Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) are required.

What is the company culture like?

Edelman fosters a culture of collaboration, well-being, high performance, curiosity, commitment, integrity, and purpose, with emphasis on team leadership, internal events, and maintaining an efficient, safe, and welcoming office.

What makes a strong candidate for this role?

Candidates with at least 2 years of office administration experience, advanced English, strong organizational and leadership skills, Microsoft Office proficiency, and preferably customer service experience and a completed degree will stand out.

Daniel J Edelman Holdings

Develops marketing strategies for Microsoft

About Daniel J Edelman Holdings

Working at Daniel J. Edelman Holdings offers a unique opportunity to be at the forefront of developing comprehensive marketing and communications strategies. This company’s focus on media relations, social media, data analytics, and influencer collaborations in partnership with a major industry player like Microsoft illustrates a strong alignment with technology and strategic growth. The environment encourages collaboration and innovation, allowing employees to hone their skills in a cutting-edge and dynamic sector.

Seattle, WA, USAHeadquarters

N/AYear Founded

VENTURE_UNKNOWNCompany Stage

51-200Employees