Document Controller at Alcion

Madrid, Community of Madrid, Spain

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Not SpecifiedCompensation

Junior (1 to 2 years), Mid-level (3 to 4 years)Experience Level

Full TimeJob Type

UnknownVisa

Construction, Infrastructure, SustainabilityIndustries

Requirements

Más de 5 años de experiencia como Responsable Documental o Administrador de Proyectos en los sectores de construcción, museos o proyectos culturales
Experiencia demostrada en funciones de control documental y gestión de proyectos con Procore
Familiaridad con flujos de trabajo de diseño, fabricación e instalación, idealmente en proyectos de AV, iluminación, tematización o integración de exposiciones
Sólido conocimiento del control de versiones, flujos de entrega y gestión de cambios
Excelentes habilidades organizativas y de comunicación, con un enfoque meticuloso y metódico
Dominio de Microsoft Office y Adobe Acrobat; conocimientos de plataformas BIM (Revit, Navisworks) son un plus
Dominio del inglés y del español (oral y escrito)
Altamente organizado, orientado al detalle y proactivo en la gestión

Responsibilities

Mantener un sistema digital de archivo estructurado y organizado para todos los documentos del proyecto
Subir, rastrear y gestionar planos, especificaciones, entregas de proveedores, RFIs, contratos y órdenes de cambio dentro de Procore
Garantizar el control de versiones y eliminar documentos obsoletos de la circulación
Distribuir documentos actualizados y asegurar una comunicación oportuna entre los equipos del proyecto y los proveedores
Generar informes y registros documentales para rastrear el estado de las entregas, elementos pendientes y aprobaciones
Apoyar a los gestores de proyecto, especialistas BIM y responsables de ingeniería asegurando que todos los miembros del equipo trabajen con la documentación actualizada
Coordinar con proveedores y subcontratistas para confirmar la recepción y el cumplimiento de las entregas
Asistir en la preparación de la documentación de entrega y los paquetes de cierre de proyecto (planos “as-built”, manuales de operación y mantenimiento, etc.)
Proporcionar formación y soporte técnico a equipos internos y externos sobre el uso adecuado de Procore para el control documental
Coordinar el flujo de documentos entre equipos internacionales (personal en España, equipo del proyecto en EE. UU., partes interesadas en EE. UU., proveedores globales)
Asegurar que toda la documentación cumpla con los requisitos del cliente, los estándares del proyecto y las obligaciones contractuales
Supervisar los plazos y escalar retrasos en revisiones o aprobaciones de documentos
Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible del proyecto
Preparar registros de auditoría y cumplimiento para informes del proyecto y revisión por parte del cliente

Skills

Key technologies and capabilities for this role

ProcoreDocument ManagementVersion ControlRFI ManagementChange OrdersBIM CoordinationDigital ArchivingProject Documentation

Questions & Answers

Common questions about this position

Is this Document Controller position remote or office-based?

The role is office-based in Madrid offices for a project in the United States.

What are the main responsibilities of the Document Controller?

Responsibilities include managing digital filing systems, uploading and tracking documents in Procore, ensuring version control, distributing updates, generating reports, coordinating with teams and suppliers, and ensuring compliance with standards.

What software experience is required for this role?

Experience with Procore is required for document management, tracking, and providing training on its use.

What is the work schedule like for this position?

The work schedule will be adjusted to align with project teams in the United States to ensure effective communication and coordination.

What skills make a strong candidate for this Document Controller role?

Strong candidates will have expertise in Procore, experience in document control for international projects, coordination skills with global teams, and attention to compliance and quality assurance.

Alcion

Develops advanced technology solutions for clients

About Alcion

Alcion.ai is focused on developing advanced technology solutions, likely in the fields of artificial intelligence, machine learning, or data analytics. Although specific details about its products are not publicly available, the company aims to serve a diverse range of clients, including businesses and possibly individual consumers, by providing software or technology services that address complex problems. Alcion.ai generates revenue through various models, such as subscription-based software, one-time purchases, or consulting services, which helps create a steady income stream. What sets Alcion.ai apart from its competitors is its commitment to employee well-being, offering comprehensive health and retirement benefits, supporting remote work, and organizing regular in-person meetups to strengthen team dynamics. The company's goal is to deliver valuable technological solutions while fostering a positive work culture.

San Francisco, CaliforniaHeadquarters

2022Year Founded

$28.2MTotal Funding

SERIES_ACompany Stage

Enterprise Software, AI & Machine LearningIndustries

11-50Employees

Risks

Potential conflict of interest with Veeam, a competitor, leading their Series A funding.

Rapid evolution of ransomware tactics may outpace Alcion's current security measures.

High rate of cloud security incidents poses challenges for maintaining robust security.

Differentiation

Alcion offers AI-driven data protection, focusing on ransomware and malware threats.

The company provides a unique MSP partner program for Microsoft 365 backup services.

Alcion emphasizes a modern, AI-driven architecture for intelligent threat detection.

Upsides

Alcion raised $21 million in Series A funding, led by Veeam, boosting growth potential.

The enterprise data management market is projected to grow at a 12.1% CAGR until 2030.

Alcion's AI-driven solutions align with increasing demand for cloud-based data protection.

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